AI 模型、隱私與安全性 常見問題
說明我們在產品／工作流程中使用 AI 功能時，所採用的模型、資料處理方式，以及與隱私、安全相關的常見問題，供同仁與客戶參考。
AI 管理系統驗證
我們已取得 ISO 42001 認證，針對 AI 系統負責任、安全管理的國際標準，涵蓋 AI 相關的風險管理、治理流程與持續監控機制。
一、我們使用哪些 AI 模型？
我們目前主要採用以下兩家供應商的大型語言模型（LLM）：
Google（Gemini 系列模型）
OpenAI（GPT 系列模型）
⠀依功能與使用情境，系統會選用其中一種模型進行處理；未來如新增或更換模型供應商，將於本文件更新後另行公告。
二、我們的資料是否會被用來訓練 AI 模型？
不會。我們與模型供應商之間的模型調度，均簽署／採用零資料保留（Zero Data Retention，ZDR）條款或方案。這代表在輸入內容經模型處理並產生回覆後，供應商不會保留、儲存該筆輸入資料，也不會將其用於訓練或微調其模型。 換句話說，您的對話內容只會被「即時處理」，處理完成後即從模型端釋出，不會留下副本。
三、什麼是零資料保留（Zero Data Retention, ZDR）？
ZDR 是指模型供應商在收到輸入並回傳輸出後，不會在其伺服器端保留任何輸入或輸出內容的一種資料處理方式／合約承諾。與一般 API 使用可能保留數天至數十天的日誌不同，ZDR 模式下資料在處理完即被捨棄，不會進入供應商的儲存或訓練資料集。
四、我們是否使用 in-context（上下文內）學習？這是否代表資料會被儲存？
是的，我們採用 in-context learning（ICL，上下文內學習）的方式提供 AI 回覆所需的背景資訊。ICL 是指在單次請求的提示（prompt）中，直接附上必要的背景資料或範例，讓模型能在「不重新訓練、不微調」的情況下，理解並回應當下的問題。 這代表：模型只在當次請求中「看到」這些上下文資料，用完即棄，並不會把這些內容記住或用來調整模型本身的參數。這是我們能夠讓 AI 存取必要資訊、同時不讓模型「學習」或保留您資料的關鍵設計。
五、我們的系統會保留對話紀錄嗎？
會。這一點請特別留意，因為它與上述「模型端 ZDR」是兩個不同的層次：
模型端：採零資料保留，處理完成後不留存任何輸入或輸出內容。
我方系統端：對話的輸入內容與 AI 回覆的輸出內容，會保存在系統的資料庫中，作為該使用者個人的使用紀錄。
⠀也就是說，AI 模型本身「不記得」您說過什麼，但我們的系統會將該次互動保存下來，供使用者本人日後查閱自己過去的對話。這些內容並非開放給其他人員查閱之用（詳見第六、十一題）。
六、誰可以查看系統中保存的對話紀錄？
沒有人可以查看，除了使用者本人。對話的實際內容（輸入的問題與 AI 的回覆）僅該使用者本人可見，包括系統管理員在內的任何人員都無法查看他人的對話內容本身。 系統會留下稽核日誌，但稽核日誌記錄的是「誰在何時使用了 AI 功能」等中介資訊（metadata），不包含對話的實際內容。
七、是否有稽核日誌（Audit Log）？
有。系統會記錄與 AI 功能相關的使用中介資訊，例如：誰使用了 AI 功能、何時使用、使用了哪個功能。這些紀錄用於使用狀況統計、系統維運與異常排查，但不含對話的實際內容，因此無法從稽核日誌回溯使用者問了什麼、AI 回覆了什麼。
八、我們的資料是否會被傳送給第三方？
使用 AI 功能時，必要的輸入內容會傳送至我們所採用的模型供應商以取得回覆，這是服務運作所必須。除此之外：
僅傳送功能運作所需的最少必要資訊，不會額外分享無關資料。
與供應商之間的合約／服務條款明確禁止將我方資料用於訓練其模型。
資料依 ZDR 條款於處理完成後即不再保留於供應商系統中。
⠀我們不會將您的對話內容出售、出租或用於與提供本服務無關的其他商業目的。
九、資料的所有權歸誰？
公司／使用者對其輸入 AI 系統的資料，保有原有的所有權與權利，不因該資料經過 AI 模型處理而改變。傳送給模型供應商的資料，皆受我方與供應商之間的合約規範，供應商不得將其用於訓練模型或於處理後繼續保留。
十、資料托管在哪裡？
我們的系統與相關資料庫託管於香港自營運機房，由我方自行維運管理。AI 功能運作時，僅將必要的輸入內容傳送至模型供應商進行即時處理，處理完成後依 ZDR 條款不再保留於供應商端；其餘資料（含系統保存之對話紀錄）皆留存於我方香港自營運機房內。
十一、管理員能否看到員工私下詢問 AI 的內容？
不能。員工透過 AI 功能進行的私人對話，僅該員工本人可見，包括系統管理員在內的其他人員均無法查看其私人對話內容。
十二、AI 是否會依使用者權限限制回覆內容？
是。AI 功能的回覆範圍，會遵循使用者原本在系統中的權限設定；AI 不會讓使用者看到其原本權限範圍以外的資料。如涉及自動化／代理（Agent）類型的功能，其可存取的知識範圍由設定該功能的管理人員配置，請於設定時謹慎評估存取範圍。
十三、是否有防範提示注入（Prompt Injection）與資安檢測機制？
我們會將使用者輸入與系統提示（system prompt）予以區隔，避免使用者輸入被誤判為系統指令執行；並針對 AI 相關功能定期進行內部與外部的資安檢測。
十四、是否符合相關法規（如 GDPR／個資法等）？
我們致力於符合適用地區的資料保護法規要求。
十五、若有其他問題，可以聯絡誰？
若您對本文件內容，或 AI 功能的資料處理方式有其他疑問，歡迎與我們聯繫。
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